Signatur in Outlook einfügen

Wie fügen Sie eine fertige Signatur in Outlook ein?

Öffnen Sie die Signatur im Browser, markieren Sie sie mit Strg+A und kopieren Sie sie mit Strg+C. Öffnen Sie dann die Signatur-Einstellungen in Outlook, leeren Sie das Bearbeitungsfeld vollständig mit Strg+A und Entf und fügen Sie den Inhalt mit Strg+V ein. Speichern, Testmail schicken, fertig. Der Umweg über den Browser ist entscheidend.

Der Grund für den Umweg: Outlook übernimmt aus der Zwischenablage die dargestellte Fassung samt Tabellen, Farben und Bildern. Kopieren Sie dagegen den HTML-Quelltext aus einem Texteditor, landet dieser als sichtbarer Code im Signaturfeld — mit spitzen Klammern und allem, was dazugehört.

Der Editor in Outlook im Web verarbeitet eingefügtes HTML am zuverlässigsten. Wer beide Zugänge zum selben Konto hat, fügt die Signatur dort ein — im neuen Outlook auf dem Rechner erscheint sie anschliessend automatisch.

Warum zerfällt die Formatierung beim Einfügen?

Drei Ursachen kommen praktisch immer in Frage: Das Signaturfeld war nicht leer und Outlook mischt zwei Formatierungen. Es wurde als reiner Text eingefügt, wodurch Logo und Links verloren gehen. Oder es wurde Quelltext statt der dargestellten Signatur kopiert. In allen drei Fällen hilft nur, das Feld zu leeren und den Vorgang sauber zu wiederholen.

• Feld nicht geleert: Strg+A und Entf im Bearbeitungsfeld, bevor Sie einfügen. Ein scheinbar leeres Feld enthält oft noch eine leere Zeile mit alter Formatierung.
• Falsche Tastenkombination: Strg+V behält die Formatierung, Strg+Umschalt+V verwirft sie. Für Signaturen ist immer Strg+V richtig.
• Quelltext statt Darstellung kopiert: Die HTML-Datei gehört in den Browser, nicht in den Texteditor.
• Nachrichtenformat auf Nur-Text: Steht Outlook auf reinen Text, wird jede Gestaltung unterdrückt. Das Format muss HTML sein.

Wenn nach dem Einfügen alles steht, ist der nächste Schritt die Zuordnung. Wie Outlook die Signatur ab dann von selbst an jede Nachricht hängt, steht unter Signatur als Standard hinterlegen. Den Dialog dahinter erklärt auch die Microsoft-Hilfe zum Signatur-Editor.

Signatur in eine einzelne Nachricht einfügen

Öffnen Sie eine neue E-Mail, klicken Sie im Menüband auf „Signatur" und wählen Sie den gewünschten Eintrag aus der Liste. Outlook setzt die Signatur an der Position des Cursors ein. So arbeiten Sie, wenn nicht jede Nachricht dieselbe Signatur tragen soll — etwa bei kurzen internen Mails oder bei einer zweiten Signatur in einer anderen Sprache.

Im neuen Outlook liegt derselbe Befehl im Menü „Einfügen" beziehungsweise hinter dem Dreipunkt-Menü in der Nachricht. Eine bereits eingefügte Signatur ersetzen Sie, indem Sie den Block markieren, löschen und die andere Signatur neu auswählen.

Für diesen Weg müssen die Signaturen vorher angelegt sein. Wer noch gar keine hat, folgt zuerst der Anleitung für alle Outlook-Versionen und kommt danach hierher zurück.

Signatur über den Signaturordner einsetzen

Im klassischen Outlook für Windows lässt sich eine Signatur auch direkt als Datei einsetzen. Legen Sie die HTML-Datei unter dem Pfad %APPDATA%\Microsoft\Signatures ab und benennen Sie sie genau so, wie die Signatur in Outlook heissen soll. Die zugehörigen Bilder gehören in einen gleichnamigen Unterordner daneben. Outlook liest den Ordner beim nächsten Start neu ein.

Dieser Weg ist nützlich, wenn dieselbe Signatur auf mehreren Rechnern landen soll, ohne dass jemand sie einzeln zusammenkopiert. Er funktioniert allerdings nur im klassischen Outlook — das neue Outlook und Outlook im Web speichern Signaturen im Postfach und lesen diesen Ordner nicht mehr aus.

Schliessen Sie Outlook, bevor Sie Dateien in den Signaturordner legen. Ein laufendes Outlook kann den Inhalt beim Beenden mit seinem eigenen Stand überschreiben.

Was tun, wenn nach dem Einfügen Bilder fehlen?

Fehlt das Logo, war es entweder nur als Verweis auf eine lokale Datei eingebunden oder es wurde beim Kopieren nicht mit übernommen. Bilder in Signaturen müssen entweder im Signaturordner liegen oder von einer im Internet erreichbaren Adresse geladen werden. Ein Verweis auf den eigenen Desktop funktioniert nur so lange, wie diese Datei existiert.

Prüfen Sie das Ergebnis mit einer Testmail an ein Postfach ausserhalb der Firma. Innerhalb desselben Hauses laden Bilder oft noch aus dem Cache oder aus dem lokalen Ordner — beim externen Empfänger ist der leere Rahmen dann die erste echte Rückmeldung.

Bleibt der Rahmen leer, ersetzen Sie das Bild im Editor über das Bild-Symbol und wählen die Datei erneut aus. Outlook legt sie dann selbst am richtigen Ort ab, statt auf einen Pfad zu verweisen, den nur Ihr Rechner kennt.