E-Mail-Signatur Schweiz: diese Angaben sind Pflicht

Welche Angaben verlangt das Schweizer Recht?

Zwingend ist ein einziger Punkt: Wer im Handelsregister eingetragen ist, muss die eingetragene Firma vollständig und unverändert verwenden — in der Korrespondenz, auf Bestellscheinen, auf Rechnungen und in Bekanntmachungen. Das regelt Art. 954a OR. Geschäftliche E-Mails zählen dabei zur Korrespondenz. Adresse, Telefonnummer, Website oder Registernummer schreibt das Gesetz für die Signatur dagegen nicht vor.

Der Wortlaut ist knapp: In der Korrespondenz, auf Bestellscheinen und Rechnungen sowie in Bekanntmachungen ist die im Handelsregister eingetragene Firma oder der eingetragene Name vollständig und unverändert anzugeben. Zusätzlich dürfen Kurzbezeichnungen, Logos, Geschäftsbezeichnungen und ähnliche Angaben verwendet werden. Nachlesen lässt sich die Bestimmung im Obligationenrecht auf fedlex.admin.ch, der amtlichen Publikationsplattform des Bundes.

• Vollständig heisst: mit dem Rechtsformzusatz. „Muster GmbH", nicht „Muster".
• Unverändert heisst: exakt so wie im Handelsregister eingetragen, inklusive Schreibweise, Bindestrichen und Abkürzungen.
• Zusätzlich erlaubt sind Logo, Kurzform, Marken- und Geschäftsbezeichnungen — solange die eingetragene Firma daneben steht und nicht ersetzt wird.

Der Gesetzestext nennt E-Mails nicht ausdrücklich, weil die Bestimmung älter ist als der heutige Geschäftsverkehr. Dass geschäftliche E-Mails Korrespondenz im Sinne der Norm sind, ist die gängige Lesart in Lehre und Praxis. Wer auf Nummer sicher gehen will, führt die vollständige Firma in jeder ausgehenden Geschäftsmail.

Gilt die deutsche Impressumspflicht auch für Schweizer Firmen?

Nein. Die bekannten Pflichtangaben aus § 37a HGB und § 35a GmbHG gelten für Unternehmen mit Sitz in Deutschland. Eine Schweizer GmbH muss weder Registergericht noch Handelsregisternummer noch die Namen der Geschäftsführenden in die E-Mail schreiben. Wer eine deutsche Mustersignatur übernimmt, veröffentlicht Angaben, zu denen ihn in der Schweiz niemand verpflichtet.

Das ist der Grund, warum eine Suche nach den Pflichtangaben so oft in die Irre führt: Die Treffer stammen fast durchwegs von deutschen Portalen und beschreiben deutsches Recht. Für eine Firma mit Sitz in Zürich, Bern oder Lugano ist diese Auskunft schlicht nicht anwendbar.

• Deutschland: Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführenden — in jeder Geschäftsmail.
• Schweiz: die im Handelsregister eingetragene Firma, vollständig und unverändert. Mehr verlangt Art. 954a OR nicht.

Eine Einschränkung gehört dazu: Wer aus der Schweiz heraus regelmässig Waren oder Dienstleistungen an Personen in der EU anbietet oder deren Verhalten beobachtet, kann trotz Schweizer Sitz in den Anwendungsbereich der DSGVO fallen. Das betrifft dann die Datenschutz-Information insgesamt, nicht die Frage, welcher Firmenname in der Signatur stehen muss.

Wie muss der Firmenname in der Signatur geschrieben sein?

Genau so, wie er im Handelsregister steht. Der Rechtsformzusatz gehört dazu, weil er Bestandteil der Firma ist. Eigenmächtige Kürzungen, andere Gross- und Kleinschreibung oder ein weggelassenes „AG" erfüllen die Vorgabe nicht. Ein Logo oder eine eingeführte Kurzform darf zusätzlich stehen, ersetzt die vollständige Firma aber nicht.

• Richtig: „Kugebau AG" · „Meier & Partner GmbH" · „Treuhand Seeland Sàrl"
• Nicht ausreichend: „Kugebau" · „MEIER PARTNER" · „Treuhand Seeland" ohne Rechtsform
• Richtig mit Zusatz: Logo, darunter „Kugebau AG, Bern" — das Logo ergänzt, die Firma bleibt lesbar im Text

Praktisch scheitert das selten am Willen, sondern an der Gestaltung: Der Firmenname steckt im Logo, und im Text darunter steht nur noch der Personenname. Ist das Logo als Bild eingebunden und der Empfänger blockiert Bilder, fehlt die Firma vollständig. Deshalb gehört sie in beiden Fällen in den Text.

Zwei Sonderfälle: Eine Gesellschaft in Liquidation führt den Zusatz „in Liquidation" in der Firma — und damit auch in der Korrespondenz. Und die Firma einer Zweigniederlassung baut auf der Firma des Hauptsitzes auf; das gehört in die Signatur der Niederlassung übernommen.

Muss die Handelsregisternummer oder die UID in die Signatur?

Nein. Eine generelle Pflicht, Handelsregisternummer, UID oder Mehrwertsteuernummer in der E-Mail-Signatur zu führen, kennt das Schweizer Recht nicht. Die UID gehört auf die Rechnung, wenn Mehrwertsteuer ausgewiesen wird — das ist eine Vorgabe des Mehrwertsteuerrechts an das Rechnungsdokument, nicht an die Signatur der E-Mail, mit der die Rechnung verschickt wird.

Die Verwechslung entsteht, weil Art. 954a OR die Rechnung ausdrücklich erwähnt. Erwähnt wird dort aber nur die Firma. Was sonst noch auf eine Rechnung gehört, steht im Mehrwertsteuerrecht — und die Rechnung ist in aller Regel das PDF im Anhang, nicht der Begleittext der E-Mail.

• Freiwillig sinnvoll: UID im Format CHE-123.456.789, wenn Sie viel mit Behörden, Generalunternehmen oder Ausschreibungen zu tun haben.
• Freiwillig sinnvoll: Mehrwertsteuernummer, wenn Ihre Kundschaft die Bezugsteuer prüft.
• Ohne Nutzen: Handelsregisternummer des Kantons. Die Firma ist über zefix.ch in Sekunden auffindbar, die Nummer bringt dem Empfänger nichts.

Was ist üblich, aber nicht vorgeschrieben?

Fast alles, was heute in einer Geschäftssignatur steht: Adresse, Telefonnummer, Website, Funktionsbezeichnung, Logo, Bürozeiten, Social-Media-Links. Diese Angaben sind Konvention und Servicequalität, keine Rechtspflicht. Das ist keine Einladung, sie wegzulassen — eine Signatur ohne Rückrufnummer kostet Sie Aufträge. Es ist die Antwort auf die Frage, was passiert, wenn eine davon fehlt: rechtlich nichts.

• Vor- und Nachname der handelnden Person — üblich, geschäftlich praktisch unverzichtbar, gesetzlich nicht verlangt.
• Postadresse und Sitz — nicht von Art. 954a verlangt, aber die naheliegende Ergänzung zur Firma und in Offerten ohnehin nötig.
• Telefon und Website — reine Praxis. Der einzige verbreitete Fehler ist die Verlinkung, nicht das Vorhandensein.
• Funktion oder Titel — freiwillig. In der Schweiz sparsamer verwendet als in Deutschland.

Was ändert das revDSG für E-Mail-Signaturen?

Direkt nichts. Das revidierte Datenschutzgesetz verlangt keine bestimmte Angabe in der Signatur. Es verlangt, dass Sie Personen angemessen informieren, wenn Sie ihre Daten beschaffen. Ein Link zur Datenschutzerklärung in der Signatur ist eine bequeme Art, dieser Informationspflicht nachzukommen — vorgeschrieben ist genau dieser Weg aber nicht.

Das revidierte Datenschutzgesetz ist seit September 2023 in Kraft und im Bundesrecht unter der Systematischen Rechtssammlung publiziert; die aktuelle Fassung finden Sie über die Suche auf fedlex.admin.ch. Für Signaturen ist vor allem eines relevant: Die Informationspflicht knüpft an die Beschaffung von Personendaten an, nicht an das Versenden einer E-Mail.

Wer trotzdem einen Hinweis aufnehmen will, hält ihn kurz und verlinkt die vollständige Erklärung auf der eigenen Website. Ein dreissigzeiliger Datenschutzblock unter jeder Mail hilft niemandem — er wird nicht gelesen und verdrängt die Angaben, auf die es ankommt. Wo die Grenze zwischen sinnvoll und überflüssig liegt und ob ein Vertraulichkeitshinweis nötig ist, steht in einem eigenen Beitrag.

Ein häufiges Missverständnis: Der Hinweis „Diese E-Mail wurde auf Viren geprüft" oder eine Zeile zur Vertraulichkeit hat mit dem Datenschutzgesetz nichts zu tun. Das eine ist Technik, das andere Gewohnheit aus dem Anwaltsverkehr.

Gelten für Werbemails strengere Regeln?

Ja. Für Massenwerbung per E-Mail verlangt das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb drei Dinge: das vorgängige Einverständnis der Empfänger, eine korrekte Absenderangabe und einen einfachen, kostenlosen Weg, weitere Zusendungen abzulehnen. Für die normale Eins-zu-eins-Korrespondenz mit Kundschaft und Lieferanten gilt das nicht — dort bleibt es bei Art. 954a OR.

• Newsletter und Massenaussand: Einwilligung einholen, Absender korrekt nennen, Abmeldung in jeder Nachricht ermöglichen.
• Offerte an eine anfragende Kundin: keine dieser Zusatzanforderungen, das ist keine Massenwerbung.
• Bestandskunden-Info: die Abgrenzung ist im Einzelfall zu beurteilen; im Zweifel behandeln Sie sie wie einen Newsletter.

Die einschlägige Bestimmung ist Art. 3 Abs. 1 lit. o des Bundesgesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb, publiziert unter SR 241 auf fedlex.admin.ch. Wer Newsletter versendet, braucht dafür ohnehin ein Versandwerkzeug mit Abmeldelink — die Signatur ist dafür nicht der richtige Ort.

Checkliste: was in eine Schweizer Geschäftssignatur gehört

Eine Signatur, die Art. 954a OR erfüllt und trotzdem brauchbar ist, besteht aus drei Ebenen: der vollständigen Firma als Pflichtteil, den Kontaktangaben als Praxisteil und allem Weiteren als Kür. Wer die erste Ebene sauber setzt, ist rechtlich durch. Die zweite entscheidet darüber, ob Empfänger Sie tatsächlich erreichen.

Pflicht bei Eintrag im Handelsregister

• Die eingetragene Firma, vollständig und unverändert, inklusive Rechtsformzusatz
• Bei Zweigniederlassungen: die Firma in der für die Niederlassung eingetragenen Form
• Bei Gesellschaften in Liquidation: der Zusatz „in Liquidation"

Empfohlen, weil geschäftlich sinnvoll

• Vor- und Nachname sowie Funktion der handelnden Person
• Adresse mit Sitz, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Website
• Logo — zusätzlich zum Firmennamen im Text, nicht anstelle davon

Kann ersatzlos weg

• Handelsregisternummer und Registergericht — Letzteres gibt es in der Schweiz gar nicht
• Lange Vertraulichkeits- und Virenhinweise
• Der Hinweis, vor dem Ausdrucken an die Umwelt zu denken

Welche Zeile bei einer AG anders aussieht als bei einer Einzelfirma oder einem Verein, ist der zweite Teil dieser Frage: Die Angaben je nach Rechtsform unterscheiden sich weniger, als viele erwarten — aber an genau einer Stelle deutlich.

Was passiert, wenn Angaben fehlen?

Eine unvollständige Signatur löst keine automatische Busse aus. Das Handelsregisteramt kann eine Firma allerdings anhalten, den vorgeschriebenen Firmengebrauch einzuhalten. Praktisch relevanter sind die zivilrechtlichen Folgen: Wer unter einer Kurzform auftritt, die nicht der eingetragenen Firma entspricht, schafft Unklarheit darüber, wer Vertragspartei ist — und diese Unklarheit geht zulasten des Absenders.

Das ist der eigentliche Grund, die Vorgabe ernst zu nehmen. Es geht nicht um eine drohende Sanktion, sondern um die Frage, wer im Streitfall verpflichtet ist. Bei einer Einzelfirma haftet die Inhaberin ohnehin persönlich; bei einer GmbH oder AG ist die saubere Firmenangabe der Beleg dafür, dass die Gesellschaft und nicht die handelnde Person Vertragspartei ist.

In Betrieben mit mehreren Mitarbeitenden entsteht das Problem fast immer durch Uneinheitlichkeit: Vier Personen, vier selbst gebastelte Signaturen, drei verschiedene Schreibweisen der Firma. Wie sich das mit einem einzigen Design lösen lässt, beschreibt der Rollout für mehrere Mitarbeitende.

Dieser Beitrag gibt den Stand vom August 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Sonderfällen — Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften, regulierten Branchen oder laufenden Streitigkeiten — klären Sie die Angaben mit Ihrer Treuhand oder Ihrem Rechtsbeistand ab.