Outlook-Signatur ändern — so finden Sie die Einstellung wieder

Wo steckt die Signatur im neuen Outlook?

Im neuen Outlook liegt die Signatur unter Einstellungen, Konten, Signaturen. Sie öffnen die Einstellungen über das Zahnrad oben rechts. Im klassischen Outlook stand derselbe Punkt unter „E-Mail" — diese Verschiebung ist der Grund, warum die Einstellung seit dem Umstieg als verschwunden gilt. Der Weg über „Datei, Optionen" existiert im neuen Outlook nicht mehr.

Ob Sie das neue oder das klassische Outlook vor sich haben, erkennen Sie am Schalter „Neues Outlook" oben rechts im Fenster. Ist er vorhanden und aktiviert, gilt die Anleitung oben. Fehlt der Schalter und sehen Sie stattdessen oben links ein Menü „Datei", arbeiten Sie mit der klassischen Version. Microsoft führt beide Wege im Support-Artikel zur Outlook-Signatur nebeneinander auf.

Das neue Outlook speichert Signaturen im Microsoft-Konto, nicht mehr als Datei auf dem Rechner. Das bedeutet: Die Änderung erscheint nach kurzer Zeit auch auf Ihren anderen Geräten — und ein Backup aus dem klassischen Signaturordner nützt hier nichts mehr.

Signatur im klassischen Outlook ändern

Im klassischen Outlook für Windows ändern Sie die Signatur über Datei, Optionen, E-Mail, Signaturen. Schneller geht es aus einer offenen Nachricht: Neue E-Mail, dann im Menüband auf Signatur und dort auf Signaturen. Beide Wege führen in denselben Dialog mit der Liste aller angelegten Signaturen.

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links auf „Datei".
2. Wählen Sie „Optionen" und darin links den Punkt „E-Mail".
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Signaturen…".
4. Markieren Sie links die Signatur, die Sie ändern wollen.
5. Passen Sie den Inhalt im unteren Feld an und bestätigen Sie mit „OK".

Der Dialog ist klein und lässt sich nicht vergrössern. Für eine Signatur mit Logo und mehreren Kontaktzeilen ist das unangenehm eng. Einfacher ist es, die fertige Signatur ausserhalb zu bauen und hier nur noch einzufügen — wie das sauber gelingt, steht unter fertiges HTML in Outlook einsetzen.

Outlook im Web: Signatur anpassen

In Outlook im Web führt der Weg über das Zahnrad oben rechts, dann Konten und Signaturen. Die Oberfläche entspricht dem neuen Outlook für Windows, weil beide auf derselben Grundlage laufen. Änderungen wirken sofort für alle Geräte, auf denen dasselbe Konto eingerichtet ist.

Wenn Sie eine HTML-Signatur einsetzen wollen, ist Outlook im Web der zuverlässigste Ort dafür. Der Editor übernimmt eingefügte Formatierungen deutlich verlässlicher als der enge Dialog im klassischen Outlook.

Signatur in Outlook für Mac ändern

Auf dem Mac ändern Sie die Signatur über das Menü Outlook, dann Einstellungen und Signaturen. In der neueren Mac-Version heisst der Punkt „Einstellungen", in älteren „Preferences". Anschliessend wählen Sie die Signatur in der Liste aus und bearbeiten sie im Fenster daneben.

Achten Sie auf dem Mac besonders auf die Zuordnung: Outlook für Mac verwaltet pro Konto eine eigene Standardsignatur. Wer mehrere Konten eingerichtet hat und nur eines anpasst, wundert sich anschliessend, warum die alte Signatur weiterhin erscheint.

Signatur in der Outlook-App auf dem Handy

In der mobilen Outlook-App tippen Sie auf Ihr Profilbild oben links, dann auf das Zahnrad und im Bereich „E-Mail" auf „Signatur". Die App unterstützt nur reinen Text — Logos, Farben und Links lassen sich dort nicht hinterlegen. Eine gestaltete Signatur richten Sie am Rechner ein.

Praktischer Hinweis: Wenn auf dem Handy die Standardzeile „Von meinem iPhone gesendet" stehen bleibt, stammt sie nicht von Outlook, sondern von der Mail-App des Systems. Beide Apps haben getrennte Signaturen.

Die Signatur lässt sich nicht ändern — was tun?

Wenn sich die Signatur nicht bearbeiten oder speichern lässt, liegt es meist an einer von vier Ursachen: Die Signatur wird zentral von der Firma vorgegeben, Sie bearbeiten die falsche der mehreren angelegten Signaturen, die Änderung wurde nicht gespeichert, oder Outlook zeigt die Einstellung wegen eines fehlenden Neustarts noch im alten Stand.

• Zentral verwaltet: In Firmen mit Microsoft 365 kann die IT Signaturen serverseitig setzen. Dann ist das Feld gesperrt oder Ihre Änderung wird beim Senden überschrieben. In dem Fall hilft nur die interne IT.
• Falsche Signatur bearbeitet: Prüfen Sie oben in der Liste, welche Signatur ausgewählt ist, und darunter, welche für neue Nachrichten zugeordnet ist. Das sind zwei verschiedene Dinge.
• Nicht gespeichert: Das neue Outlook verlangt einen ausdrücklichen Klick auf „Speichern". Das Schliessen des Einstellungsfensters verwirft die Änderung.
• Alter Stand: Nach einem Wechsel zwischen neuem und klassischem Outlook hilft ein Neustart des Programms, damit die aktuelle Signatur geladen wird.

Wenn die Signatur zwar gespeichert ist, aber in der Nachricht nicht auftaucht, ist die Zuordnung das Problem und nicht der Inhalt. Wie Sie eine Signatur fest hinterlegen, steht unter Signatur bei jeder Mail automatisch anhängen.

Signatur ändern oder gleich neu aufbauen?

Kleine Korrekturen wie eine neue Telefonnummer erledigen Sie direkt im Outlook-Editor. Sobald es um Logo, Farben oder eine einheitliche Gestaltung für mehrere Personen geht, lohnt sich der Neuaufbau: Der Outlook-Editor erzeugt Code, der in anderen Programmen häufig zerfällt.

Outlook rendert E-Mails mit der Word-Engine. Was im Editor sauber aussieht, kann in Gmail oder Apple Mail verrutschen — besonders bei Logos und mehrspaltigen Layouts. Eine tabellenbasierte HTML-Signatur umgeht das.

Wer eine Signatur zum ersten Mal anlegt statt eine bestehende zu ändern, folgt am besten der vollständigen Anleitung für Outlook. Für geschäftliche Mails aus der Schweiz lohnt sich zusätzlich ein Blick auf die Pflichtangaben nach Schweizer Recht.