E-Mail-Signatur je nach Rechtsform

Was hängt tatsächlich von der Rechtsform ab?

Nur ein Punkt: wie die Firma gebildet wird. Die Vorgabe, die eingetragene Firma in der Korrespondenz vollständig und unverändert zu führen, gilt für GmbH, AG, Einzelfirma, Kollektivgesellschaft und Genossenschaft gleichermassen. Bei den Handelsgesellschaften muss die Rechtsform Teil der Firma sein, bei der Einzelfirma der Familienname der Inhaberin oder des Inhabers.

Daraus folgt eine unspektakuläre Erkenntnis: Wer die Firma korrekt aus dem Handelsregister übernimmt, hat die rechtsformabhängige Frage bereits gelöst. Alles Übrige — Adresse, Telefon, Funktion, Logo — ist bei einer AG genau so freiwillig wie bei einer Einzelfirma. Welche Angaben unabhängig von der Rechtsform gelten, steht ausführlich unter die Pflichtangaben im Überblick.

• GmbH, AG, Kommanditaktiengesellschaft, Kollektiv- und Kommanditgesellschaft, Genossenschaft: die Rechtsform gehört in die Firma.
• Einzelunternehmen: die Firma enthält den Familiennamen, ein Rechtsformzusatz ist nicht vorgesehen.
• Verein und Stiftung: kein Firmenrecht im engeren Sinn, aber bei Eintrag der eingetragene Name.

Die massgebenden Bestimmungen zur Firmenbildung stehen im dreissigsten Titel des Obligationenrechts auf fedlex.admin.ch. Seit der Firmenrechtsrevision von 2016 ist die Namenswahl weitgehend frei — der Rechtsformzusatz ist das, was geblieben ist.

Wie sieht eine E-Mail-Signatur für eine GmbH aus?

Die Signatur einer GmbH führt die vollständige Firma inklusive des Zusatzes „GmbH". Weder das Stammkapital noch die Namen der Geschäftsführung müssen darin stehen — das ist eine deutsche Vorgabe, keine schweizerische. Üblich sind Name und Funktion der schreibenden Person, Adresse, Telefonnummer und Website. Mehr braucht es nicht.

Beispiel GmbH

• Sandra Bühler, Projektleiterin
• Kugebau Trockenbau GmbH
• Bahnhofstrasse 12, 3007 Bern
• T +41 31 123 45 67 · sandra.buehler@kugebau.ch
• kugebau.ch

Zwei Dinge, die auffallen: Die Firma steht als Text da und nicht nur im Logo, und der Zusatz „GmbH" ist Teil davon. Wer die Firma auf „Kugebau Trockenbau" kürzt, weil es besser aussieht, erfüllt die Vorgabe nicht mehr.

Die deutsche UG gibt es in der Schweiz nicht. Wer eine Signatur für eine UG sucht, meint fast immer eine GmbH — hierzulande mit CHF 20'000 Stammkapital und ohne Ansparpflicht. Deutsche Vorlagen für die UG enthalten Registergericht und Handelsregisternummer; beides ist für eine Schweizer GmbH ohne Bedeutung.

Was ändert sich bei einer AG?

Inhaltlich fast nichts. Statt „GmbH" steht „AG" in der Firma, der Rest der Signatur bleibt identisch. Auch bei der Aktiengesellschaft müssen weder Aktienkapital noch Verwaltungsrat noch Zeichnungsberechtigungen in der E-Mail erscheinen. Wer als bevollmächtigte Person zeichnet, kann das kenntlich machen — verlangt wird es für die Signatur nicht.

Beispiel AG

• Marco Steiner, Leiter Verkauf
• Seeland Haustechnik AG
• Industriestrasse 4, 2560 Nidau
• T +41 32 987 65 43 · m.steiner@seeland-haustechnik.ch
• seeland-haustechnik.ch

Wer regelmässig Verträge unterzeichnet, nimmt manchmal einen Hinweis auf die Zeichnungsberechtigung auf, etwa „Kollektivunterschrift zu zweien". Das ist Information für die Gegenseite, kein Pflichtteil — verbindlich ist ohnehin der Eintrag im Handelsregister und nicht die Zeile in der Signatur.

Welche Angaben braucht eine Einzelfirma?

Eine im Handelsregister eingetragene Einzelfirma führt ihre eingetragene Firma, und die enthält zwingend den Familiennamen der Inhaberin oder des Inhabers. Ein Rechtsformzusatz existiert nicht — „Einzelfirma" oder „Einzelunternehmen" gehört nicht in den Namen. Ist kein Eintrag vorhanden, greift die Vorgabe aus Art. 954a OR nicht.

Beispiel eingetragene Einzelfirma

• Malergeschäft Peter Zbinden
• Peter Zbinden, Inhaber
• Dorfstrasse 8, 3661 Uetendorf
• T +41 33 456 78 90 · info@zbinden-maler.ch

Der Familienname darf mit oder ohne Vornamen erscheinen, Sach- und Fantasiezusätze sind daneben erlaubt. Aus „Malergeschäft Peter Zbinden" darf in der Korrespondenz also nicht „Malergeschäft Zbinden AG" oder blosses „Zbinden Malerei" werden — beides ist eine Veränderung der eingetragenen Firma.

Was gilt ohne Eintrag im Handelsregister?

Ohne Eintrag gibt es keine eingetragene Firma und damit auch keine Pflicht, eine solche zu führen. Eintragungspflichtig wird ein Einzelunternehmen, wenn es ein kaufmännisches Gewerbe betreibt und dabei jährlich mindestens CHF 100'000 Umsatz erzielt. Darunter ist der Eintrag freiwillig — und die Signatur damit rechtlich frei gestaltbar.

Häufig gesucht wird an dieser Stelle die Signatur für Kleinunternehmen. Der Begriff stammt aus dem deutschen Umsatzsteuerrecht, wo ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung üblich ist. In der Schweiz gibt es dieses Pendant nicht: Wer unter der Umsatzgrenze von CHF 100'000 liegt, ist von der Mehrwertsteuerpflicht befreit und muss darauf in der Signatur nicht hinweisen.

• Kein Eintrag, kein Zwang: Name und Kontaktangaben genügen. Erkennbar sollte trotzdem sein, wer schreibt.
• Kein Hinweis auf die MWST-Befreiung nötig. Wer keine Mehrwertsteuer ausweist, weist eben keine aus — auf der Rechnung, nicht in der Signatur.
• Sobald der Eintrag kommt, ändert sich die Signatur: ab dann gilt die eingetragene Firma vollständig und unverändert.

Wie sieht die Signatur eines Vereins aus?

Ein Verein führt einen Namen, keine Firma im Sinne des Firmenrechts. Eingetragen werden muss er nur, wenn er ein kaufmännisches Gewerbe betreibt oder revisionspflichtig ist. Besteht ein Eintrag, gehört der eingetragene Name unverändert in die Korrespondenz. Ohne Eintrag ist die Signatur eine Frage der Klarheit, nicht der Vorschrift.

Beispiel Verein

• Nadine Rohner, Präsidentin
• Quartierverein Länggasse
• Postfach 214, 3012 Bern
• praesidium@quartierverein-laenggasse.ch

Für Stiftungen gilt sinngemäss dasselbe: Der im Handelsregister eingetragene Name gehört unverändert in die Korrespondenz. Bei Vereinen ist in der Praxis eher die Funktionsbezeichnung wichtig — Empfänger wollen wissen, ob eine Auskunft vom Vorstand oder von einem Mitglied kommt.

Muss die Geschäftsführung namentlich genannt werden?

Nein. Die Namen der Geschäftsführung, des Verwaltungsrats oder der Vorstandsmitglieder müssen in einer Schweizer Geschäftsmail nicht stehen. Diese Anforderung stammt aus dem deutschen Recht und wird beim Kopieren von Vorlagen regelmässig mit übernommen. Genannt wird in der Signatur die Person, die schreibt — mit Funktion, wenn das der Einordnung hilft.

Ein Nebeneffekt lohnt die Erwähnung: Wer die ganze Geschäftsleitung in jede Mail schreibt, muss die Signatur bei jedem Personalwechsel im ganzen Betrieb anpassen. Das ist der häufigste Grund für veraltete Angaben in Firmensignaturen — und ein guter Grund, es gar nicht erst so aufzubauen. Dasselbe gilt für angehängte Rechtstexte: Wie weit die sinnvollerweise gehen, behandeln die wann ein Disclaimer überhaupt etwas bringt.

Steht das Beispiel für Ihre Rechtsform, fehlt nur noch die Umsetzung im Mailprogramm. Dasselbe HTML lässt sich in Outlook, Gmail und Apple Mail unverändert einsetzen — die Unterschiede liegen nur darin, wo die jeweilige Einstellung sitzt.

Dieser Beitrag beschreibt den Stand vom August 2026 und ersetzt keine Rechtsberatung. Bei Umwandlungen, Fusionen oder Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften lohnt sich eine kurze Rückfrage bei der Treuhand, weil dort die Firma zusätzliche Bestandteile enthalten kann.